Innholdsfortegnelse
  1. Innledning
  2. Hvordan få et lag til å fungere best mulig
  3. Valg av verv
  4. Organisering av lagene
    1. Lagleder
    2. Lagleder sine arbeidsoppgaver
    3. Lagleders ansvar i forbindelse med trening
    4. Lagleders ansvar ved turneringer
    5. Lagleder vil i tillegg ha ansvar for
    6. Sekretariatsansvarlig for hvert av lagene (U12-senior)
    7. Reiseansvarlig
    8. Materialansvarlig + materialteam
    9. Slipeansvarlig
    10. Kasserer
    11. Dugnadsansvarlig
    12. Sponsoransvarlig
    13. Kioskansvarlig
  5. Trivselsregler i Sandefjord Penguins Hockey
  6. Administrative ordninger
  7. HMS/Branninstrukser

Funksjonærhåndbok

Sandefjord ishockey klubb 2025. Sist revidert 09.04.2026

 

  1. Innledning

    Gratulerer med ditt verv i Sandefjord Penguins ishockeyklubb. Med dette vervet følger det mye positiv idrettsglede og en del forpliktelser.

    Funksjonærhåndboken er et hjelpemiddel til deg som er ny i ett av vervene knyttet til våre lag, og skal gi råd og veiledning for hvordan et ishockeylag f.o.m U7 kan driftes. Funksjonærhåndboken skal være i samsvar med de sportslige retningslinjene i klubben. Dersom funksjonærhåndboken likevel avviker fra retningslinjene, er det alltid retningslinjene som gjelder. Sandefjord Penguins ishockeyklubb har laget noen spilleregler både for spillere, foreldre og støtteapparatet rundt lagene. Disse er beskrevet i Sportslig Handlingsplan. Vi er alle avhengig av et positivt samarbeid for at dette skal fungere optimalt for alle parter i klubben.

    Funksjonærhåndboken skal revideres årlig, og det er styret i klubben som er ansvarlig for at dette blir gjennomført. Trenerrollen og sportslig ledelse blir ikke omhandlet i
    funksjonærhåndboken.

  2. Hvordan få et lag til å fungere best mulig

    For at laget skal fungere best mulig, er laget avhengig av foreldre som er villige til å stille opp. Uten aktive og engasjerte foreldre blir det vanskelig å gi spillerne et godt organisert opplegg med ønsket sportslig utvikling. For å engasjere og fordele oppgaver blant foreldre, bør man ha en klar ansvars- og rollefordeling i laget. Det er oppgaver som kan være små eller store og av ulik popularitet. Det å drive et ishockeylag er tidkrevende, og for at man skal få en fordeling av oppgavene bør alle lag organisere seg med rollene omtalt i punkt 4. Rollene bør bekles av forskjellige personer.

  3. Valg av verv

    Styremedlemmet med ansvar for lagledelse har ansvar for at alle lag har en lagleder. Det er laget selv som velger hvem som skal ha de ulike vervene i laget. Det er viktig at de med verv har tillit i foreldregruppen. En lagleder skal derfor velges hvert år, og dette gjøres ved et reelt valg, enten hemmelig eller ved håndsopprekning. Det er ikke tilstrekkelig at lagleder sier seg villig til å ta en sesong til. Vedkommende skal velges. I enkelttilfeller har styret mandat til å fjerne/ innsette lagleder. Ta kontakt med Styremedlem med ansvar for lagledelse ved spørsmål rundt gjennomføring av selve valget

  4. Organisering av lagene

    Det anbefales at hvert alderstrinn gradvis får engasjert nok foreldre til å bekle rollene nevnt under. Håndboken vil gi en beskrivelse av de ulike rollene, samt tips på hva som er lurt å gjøre for å fylle rollene på best mulig måte. Det vil også variere hvilke roller som er nødvendige og viktige på de ulike alderstrinnene.

    • Lagleder
    • Sekretariatsansvarlig
    • Reiseansvarlig
    • Materialansvarlig
    • Ansvarlig skøytesliper
    • Kasserer
    • Dugnadsansvarlig / kioskansvarlig

    1. Lagleder

      Lagleders hovedansvar er å organisere/administrere laget og implementere klubbens
      regler/verdier. Er det flere lag i hver årsklasse skal det være lagleder på hvert lag med en hovedlagleder som kanal til styret og klubbens ledelse. Dette bl.a. for å hindre at det oppstår «lag i laget». Det bør være to lagledere på lag i seriespill fra U11 og oppover, der én har hovedansvar.

    2. Lagleder sine arbeidsoppgaver

       

      • Være bindeleddet mellom klubb og lag samt sikre god kommunikasjon begge veier
      • Samarbeide med kasserer/reiseansvarlig, for å holde kostnadene nede.
      • Sørge for at klubbens medlemssystem er oppdatert. Personopplysninger skal ikke lagres på andre områder.
      • Påse at medlemskontingent og treningsavgift blir betalt.
      • Organisere lagets hjemmekamper i tråd med klubbens kampinstrukser. F.eks. kaffe og frukt til dommere, iskjørere, lag og sekretariat.
      • Lagleder har ansvar for å holde medlemslisten for laget oppdatert til enhver tid. Endringer meldes via Spond. Klubbens medlemsansvarlig holdes slik orientert.
      • Ansvar for at andre aktuelle roller i laget blir besatt. Der andre roller ikke blir besatt har Lagleder ansvar for disse rollene blir ivaretatt.
      • Ansvarlig for treningsrom. Låse opp for laget og stå ansvarlig for at reglementet blir
        fult i.h.t. alder, bruk av apparater, tidsrom, hygiene og opprydding.

    3. Lagleders ansvar i forbindelse med trening

      Det praktiske rundt treningene kan gjøres i samarbeid med materialforvalter eller andre på laget, men det må avtales på forhånd slik at alle vet hva som forventes av de ulike vervene både før, under og etter trening.

    4. Lagleders ansvar ved turneringer

      • Påmelding av lag (ved turneringer) og betaling av påmeldingsavgift + eventuelle
        kostnader for overnatting/mat. Lagleder tar gjerne initiativet til å lete opp aktuelle turneringer. Turneringsutvalget og antall turneringer skal være i samsvar med sportslig handlingsplan og i samråd med trener/sportslig ledelse.
      • Tett samarbeid med reiseansvarlig.

    5. Lagleder vil i tillegg ha ansvar for:

      Lagleder vil ha ansvaret for det enkelte lag når det skal gjennomføres kamper. De praktiske oppgavene som må gjøres under en kamp er beskrevet under lagleders oppgaver. For gjennomføring av hjemmekamper er det listet opp en rekke oppgaver som lagleder haransvaret for. Lagleder sine gjøremål/ansvarsområder ved hjemmekamp:

      • Sette seg inn i prosedyrer for HMS i de aktuelle hallene og ansvar for å følge opp eventuelle skader ihht gjeldende prosedyrer. Ved skade:
      • Lagleder skal alltid ta ansvar når noen blir skadet, og vedkommende skal være hos den som er skadet fram til en annen ansvarsperson overtar. Dette kan f.eks. være medisinsk personell eller foreldre.
      • Mistenker man alvorlig skade ringer man alltid 113 for å konsultere medisinsk personell.
      • Bruke skadefri sin oversikt over førstehjelp ved akutte idrettsskader.
      • Det viktigste ved akutte idrettsskader er kompresjon. Is er kun for smertelindring
      • Ansvarlig for gjennomføring av lagets kamper, sekretariat og føring av matchprotokoll ihht NIHFs og Region Viken Vest til enhver tid gjeldende regler (TA,
        HockeyLive)
      • Gjennomføre kamper ihht kampinstrukser.
      • Være med i spillerboksen under kampen, hjelpe til i garderoben i pausen, følge med på tiden slik at laget kommer på isen til rett tid.
      • Ansvarlig for at Fairplay vert er til stede.
      • Ved hjemmekamper har lagleder for hvert av lagene ansvar for at det sitter folk i sekretariatet.
      • Ansvaret for praktiske oppgaver beskrevet under lagleder.
      • Ansvar for at filming blir gjennomført (Live Arena/MyGame) der dette er aktuelt. Gjelder U16 – senior.
      • Kontaktperson for besøkende lag. F.eks. informere hotellavtale, transport til/fra flyplass, ønske om servering osv.

    6. Sekretariatsansvarlig for hvert av lagene (U12-senior)

      Det anbefales å sette opp ett par sekretariatslag per lag bestående av minst 3 personer. De vil ha følgende oppgaver:

      • Ansvarlig for klokken
      • Ansvarlig for å føre kamp-protokoll ihht NIHF og Region Viken Vest sine til enhver tid gjeldende regler (TA, Hockey Live)
      • Ansvarlig for speakertjeneste og musikk.
      • Sekretariat må også ha 1 person i hver utvisningsboks. Oppgaver for øvrig er beskrevet i Kampinstruks.

    7. Reiseansvarlig

      Bestille transportmiddel/billetter ved reiser i samarbeid med lagleder. Når terminlisten er klar, må man straks planlegge reisevirksomheten. Flybilletter er ofte billigst 6-8 uker før avreise. Vi bestiller helst SAS sportsbillett (https://www.sas.no/fly-med-oss/sportsbillett/)

      • Benytte eventuelle rammeavtaler som klubben har med reisebyrå eller busselskap.
      • Bestille overnatting og holde oversikt over hvilke rom spillerne overnatter på (hvis flere).
      • Der overnatting ikke skjer på hotell/ motell el. Må man sikre at HMS for overnatting overholdes (brannforskrifter mm)
      • Fylle ut fullstendig navneliste for alle deltagere med kontaktinformasjon. Samle inn eventuelle reisepenger og føre regnskap for dette. Dette skal skje i samarbeid med kasserer. Oppgjør leveres til kasserer med nødvendige reiseregninger etter gjeldende retningslinjer.
      • Se til, sammen med lagleder og kasserer, at man holder kostnadene for hvert enkelt medlem så lave som mulig.

      https://www.sas.no/reiseinfo/sportsbilletter/

      https://www.wideroe.no/fly-med-oss/sportspriser 

    8. Materialansvarlig + materialteam

      Det skal være en dugnadsansvarlig på alderstrinnet, og typiske ansvarsområder er:

      • Fordele dugnader som laget må bidra med.
      • Dugnadsansvarlig skal fordele dugnadene så jevnt og rettferdig som mulig i laget
      • Samarbeide med klubbens dugnadsansvarlig.
      • Samarbeide med kasserer slik at kasserer har oversikt over hvor mye hvert enkelt medlem har av dugnadsmidler i klubb/lag.

    9. Slipeansvarlig

      Det skal være en dugnadsansvarlig på alderstrinnet, og typiske ansvarsområder er:

      • Fordele dugnader som laget må bidra med.
      • Dugnadsansvarlig skal fordele dugnadene så jevnt og rettferdig som mulig i laget
      • Samarbeide med klubbens dugnadsansvarlig.
      • Samarbeide med kasserer slik at kasserer har oversikt over hvor mye hvert enkelt
        medlem har av dugnadsmidler i klubb/lag.

    10. Kasserer

      Det skal være en dugnadsansvarlig på alderstrinnet, og typiske ansvarsområder er:
      • Fordele dugnader som laget må bidra med.
      • Dugnadsansvarlig skal fordele dugnadene så jevnt og rettferdig som mulig i laget
      • Samarbeide med klubbens dugnadsansvarlig.
      • Samarbeide med kasserer slik at kasserer har oversikt over hvor mye hvert enkelt
      medlem har av dugnadsmidler i klubb/lag.

    11. Dugnadsansvarlig

      Det skal være en dugnadsansvarlig på alderstrinnet, og typiske ansvarsområder er:

      • Fordele dugnader som laget må bidra med.
      • Dugnadsansvarlig skal fordele dugnadene så jevnt og rettferdig som mulig i laget
      • Samarbeide med klubbens dugnadsansvarlig.
      • Samarbeide med kasserer slik at kasserer har oversikt over hvor mye hvert enkelt medlem har av dugnadsmidler i klubb/lag.

    12. Kioskansvarlig

      Det skal være en kioskansvarlig på alderstrinnet, og typiske ansvarsområder er:

      • Fordele kioskvakter og tildele foreldre/spillere vaktene sine via Spond. Legge ved instruksjon for kiosk, gi nødvendig opplæring. Klubben står for vaffelrøre under åpen hall, ukentlige treninger, i helgene og ferier.
      • Holde seg orientert om driften av kafeteriaen
      • Følge opp at vaktene stiller! Det blir kostander for laget som ikke kommer til avtalt vakt. Hvis ikke man kan stille til vakt er det ungdommer som kan jobbe mot betaling.
      • Videreformidle info om hvem man kan «kjøpe» vakttjeneste av
      • Sjekke om det er kamper/arrangementer som vil medføre stor pågang i kafeteriaen,
        slik at ekstravakter bør settes opp.

    13. Sponsoransvarlig

      Det kan være nyttig for lagene å ha en sponsoransvarlig. Det er mulig for lag/grupper og skaffe egne sponsormidler for å styrke en skranten lagkonto, men her gjelder følgende retningslinjer:

      • Alt av fakturering må gjøres gjennom klubbens faktureringsløsning. Andre varianter er å regne som dokumentfalsk, og er ulovlig. Når man tar kontakt med klubben, må følgende informasjon legges ved:
      • Firmanavn:
      • Adresse:
      • Org nr:
      • Beløp: Avklare om det er totalbeløpet (ink mva) eller om mva kommer i tillegg. En sponsor på 10.000,- vil bli fakturert for 12.500,-. Får vi ikke beskjed
        om noe annet vil vi alltid fakturere beløpet + mva.
      • Referanse eller referanseperson: Slik at mottaker får faktura rett i sitt system. I tillegg må det komme fram om det er en spons som krever profilering, eller om det er en sponsor uten krav til profilering. Det vil si drakt, strømper, treningsdrakt el, da kan ekstra
      • kostnader påberegnes ved kortvarig spons ved innkjøp av nytt eller trykk, eller om det er en
        sponsor uten krav til profilering.
      • Sponsormidler vil pga ovennevnte bli betalt inn til klubbens konto, men vil være
        øremerket aktuelt lag. Disse midlene hentes ut til lagkonto ved f.eks. reiseoppgjør. Lov om bokføring tilsier at det ikke er mulig å bare overføre pengene fra klubbkonto til lagkonto uten at klubben har et bilag/kostnad å forholde seg til.
      • Det er ikke tak på antall lagsponsorer et lag/gruppe kan ha så lenge sponsoren ikke krever logoeksponering. Beløpet på disse sponsorene kan ikke overstige 10.000,- pr sponsor pr år, men til gjengjeld går 100% av beløpet til laget/gruppen.

  5. Trivselsregler i Sandefjord Penguins ishockeyklubb

    For å sikre trivsel og HMS-krav har klubben og NIHF utarbeidet retningslinjer for hvordan man skal drive hockey. Lagene kan ha egne alderstilpassede regler. Klubben har et disiplinærutvalg (DU) som skal være et uavhengig organ som håndterer disiplinærsaker i klubben.Saker og avvik kan meldes til utvalgets via avviksskjema, også anonymt. DU blir valgt av årsmøtet og består av 4 medlemmer. Innenfor klubbens regler er det likevel ønskelig at man løser eventuelle problemer på lavest mulig nivå/på laget. Det kan være lurt å gå igjennom reglene med utøverne, diskutere hvorfor man har reglene. Det hviler et stort ansvar på foreldre, lagledere og trenere å gå foran som et godt eksempel. Fra klubben sin side er det laget regler med oppfølging av konsekvenser. Dette gjelder både for spillere, foreldre og trenere og lagledere.

  6. Administrative ordninger

    På hjemmesiden til klubben under laglederfanen finner man ulike administrative retningslinjer.

    • Politiattester
    • Reisestøtte og reiseoppgjør
    • Ordninger for målvaktsutstyr mm.
    • Overgangsskjemaer
    • Publisering av bilde og film av barn
    • Merk at de ulike støtteordningene forutsetter at medlemskontingent er betalt.

    Retningslinjer for støtte til turneringer og støtte til innkjøp av utstyr som for eksempel målvaktsutstyr er beskrevet i klubbens støtteordninger. De er dynamiske og er å finne på nettsiden til klubben.

  7. HMS/Branninstrukser

    På nettside til Sandefjord Penguins ishockey klubb, under laglederfanen står de til enhver tid gjeldene retningslinjene for:

    • Skadebehandling
    • Branninstrukser for Sandefjord ishall
    • Kiosksalg
    • Ordensregler Sandefjord Ishall
    • Reglement for bruk av styrkerommet, Kafeteria, utleieskap og utstyrs bod. Branninstrukser gjøres kjent i lagene og det er viktig at det føres oppmøteprotokoll i forhold til det å ha kontroll på antall unger i hallen og opptelling på møteplass. Det kan være lurt å kjøre en brannøvelse for laget for å gjøre seg kjent med møteplass etc. På klubbens hjemmeside er det link til forbundets oversikt over forsikringer om hvordan skader skal rapporteres.